Die GTD-Methode

Die GTD-Methode (getting things done) ist eine Technik von David Allen in seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“. Oft ist es so, dass wir an einen Berg von Arbeit zu ersticken drohen. Ein Tropfen fehlt, um das Fass zum überlaufen zu bekommen. Dann kommt die falsche Email und wir flippen aus. Mit der GTD-Methode möchte der Autor zeigen, wie man die vielen Aufgaben unter einen Hut bekommt.

Unser Gehirn ist ein Supercomputer mit schlechtem Gedächtnis

Wir müllen unseren Kopf mit lauter Sachen voll. Wir sind selten mit nur einer Sache beschäftigt. Oft müssen wir mehrere Projekte gleichzeitig betreuen, es kommt eine Email über ein neues Meeting, die Familie ruft an und fragt, ob man zur Hochzeit kommt und dann steht noch ein Klassentreffen an. Das man bei dem Durcheinander etwas vergisst, ist mehr als nur verständlich. Obwohl unser Gehirn ein Supercomputer ist, hat er ein schlechtes Gedächtnis, wenn wir auf diese Weise mit ihm umgehen. Das führt zu einer Überbelastung unserer Denkfähigkeit.

Die Folge ist, dass wir uns nicht mehr darauf konzentrieren, was wir gerade tun, da unser Gehirn im Hintergrund die ungelösten Probleme zu lösen versucht. Unser Gehirn wird uns immer wieder daran erinnern und lenkt uns somit ab. Du wirst nicht in den „Flow“ kommen, wenn dir immer wieder der Gedanke kommt „Vergiss nicht deine GEZ-Rechnung zu bezahlen“. Die GTD Methode setzt genau hier an. 

Sammeln

Der erste Schritt ist es, alle Sachen, die du in irgendeiner Art und Weise entscheiden musst auf einen „imaginären“ Stapel zu legen. Das kann alles sein, von deiner geheimen Geschäftsidee, was man zum Geburtstag des Partners schenken will, ein neues Hobby zu starten oder mehr zu lesen. All diese Entscheidungen, die uns im Hinterkopf herumschwirren, werden gesammelt und auf diesen Stapel gelegt. Entweder man schreibt sie auf und legt es an einen speziell dafür vorgesehen Ort am Arbeitsplatz ab, oder man schreibt es auf dem Handy/Laptop digital auf und legt hierfür einen separaten Ordner an.

Es geht darum alles an einem Ort zu sammeln, an dem du es später schnell findest. Das ist der große Vorteil dieser Methode: Das Ende von den unzähligen Unterbrechungen, um im Flow zu bleiben. Wenn du während der Arbeit eine Email über eine noch nicht beglichene Rechnung bekommst, dann notierst du es schnell, legst es auf den Stapel und arbeitest normal weiter ohne aus dem Fluss zu kommen. 

Verarbeiten

Im nächsten Schritt wird über die Dringlichkeit nachgedacht. Wie wichtig und dringend ist es, dass ich die Aufgabe erledige? Du schaust dir die Aufgaben an und stellst dir die Frage: „Erfordert es jetzt eine Aktion von mir?“ Falls nein, gibt es drei Optionen:

  1. Es wird nicht länger benötigt und du kannst es entsorgen.
  2. Du musst nicht sofort handeln, aber eines Tages.
  3. Es ist eine Information, die du vielleicht in der Zukunft brauchst.

Wenn die Antwort ja lautet, ist die nächste Frage, was ist das gewünschte Ergebnis? Wenn du es in unter zwei Minuten erledigen kannst, dann mache es sofort (die zwei Minuten Regel). Falls nicht verschiebe es.

Organisieren

Die Sachen, die länger als 2 Minuten dauern und mehr als eine Handlung erfordern, sind Projekte. Projekte werden auf die Projektliste eingetragen. Wenn es nur eine einzelne Handlungen sind z.B. ein Anruf zu tätigen, schreibst du es in deinen „Terminkalender“ oder auf deine „Liste der nächsten Schritte“ auf.

Projektliste

Bei der Projektliste ist es wichtig, dass du dir die, die jeweils nächsten Schritte überlegst und konkret formulierst. Wenn du z.B. das Projekt hast Spanisch zu lernen, wäre der nächste Schritt einen Spanischkurs zu buchen. Dieser Schritt kommt dann auf die Liste der nächsten Schritte. 

Terminkalender und die Liste mit nächsten Schritten

Der Autor nimmt diese zwei Listen als Ersatz für eine To-Do-Liste. Der Terminkalender sollte nur folgende Rubriken haben:

  1. Uhrzeitabhänige Handlungen z.B. Arzt- und Friseurtermin
  2. Vom Datum abhängige Informationen z.B. Unterlagen, die man zum Arzt mitbringen soll
  3. Vom Datum abhängen Handlungen z.B. Telefonat mit dem Steuerberater vor Fristablauf

Alles andere gehört auf die Liste der nächsten Schritte. Alles was mehr als zwei Minuten dauert, wird sofort erledigt. Wann immer du Zeit hast, um an einem deiner Projekte zu arbeiten, brauchst du nur auf diese Liste zu schauen. 

Die Vielleicht-Liste

Kommen wir zur letzten Liste. Hier geht es, wie in der Einleitung schon erwähnt, darum  keine gedankliche Ressourcen zu verschwenden, indem du denkst, du musst irgendwann noch dies oder das erledigen. Das sind oft Träume wie den „Iron Man“ zu absolvieren, Surfen zu lernen, oder eine Japan Reise zu machen. Du schreibst sie hier auf und wenn du mal freie Zeit findest oder Inspiration brauchst, schaust du hier nach.

Durchsehen

Die GTD-Methode soll ein Gefühl der Entspannung und Kontrolle geben, dass kann aber nur funktionieren, wenn man die Listen regelmäßig durchsucht. Mindestens einmal die Woche ist Pflicht! Am besten wäre es dies jeden Morgen nach dem Aufstehen zu machen. 

Erledigen

Der letzte Schritt ist natürlich die Aufgaben zu erledigen. Hier wird auf das Bauchgefühl und die Intuition verwiesen, was gerade das wichtigste ist und wie man das persönlich zu priorisieren hat.

Fazit

Die GTD-Methode klingt sehr interessant, aber ich würde es nur Leuten empfehlen, die sich selber als sehr organisatorisch und planungsliebend bezeichnen. Ich kann mir vorstellen, dass es erst mal eine Einarbeitungszeit braucht, aber danach sehr nützlich ist. Wenn euch dies gefallen hat, könnt ihr es gerne ausprobieren. Falls ihr dauerhaft darauf umsteigen wollt, empfehle ich euch dennoch das vollständige Buch zu lesen, da ich ich hier viel an Tipps oder möglichen zusätzlichen Listen weglassen musste, da es den Rahmen hier sprengen würde.

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